■耳の痛い話かも知れませんが
地裁の民事部で書記官をしている者です。事務員さんの皆様にどうしてもお伝えしておきたいことがあるので、この場を借りて申し上げます。
電話で事件の問い合わせをするときには、必ず「事件番号」を述べてください。「令和３年（△）第○○○号」というやつです。事件番号がわからないときは、当事者の氏名か先生の氏名を、漢字もわかるように簡潔にお伝えください。
地裁の民事部では、「ＭＩＮＴＡＳ」というシステムを使って、民事裁判の事件管理や保管金管理等をしています。「ＭＩＮＴＡＳ」は「ミンタス」と読み、「民事裁判事務支援システム」が正式名称です。
電話を受けた書記官は、片手で受話器を持ちながら、片手でパソコンのマウスかキーボードを操作し、「ＭＩＮＴＡＳ」に検索ワードを入れて検索します。ここで事件番号をお伝えいただければ一番早いのですが、当事者の氏名か先生の氏名を言われたときも、何とか迅速に対応できます。
ここで困るのが、事務所の名前を言われることです。はっきり申し上げて、事務所の名前を言われても迷惑なのです。事務所名は住所として入力されているので、検索に引っかからないからです。書記官から改めて先生のお名前を聞き直す必要があり、時間をロスしてしまいます。
そして何よりも一番迷惑なのが、事務員さんの名前を言われることです。はっきり言って、無用な情報なのです。事務員さんの名前など検索できませんし、書記官のメモにもどこにも控えていないので、端的に時間の無駄なのです。当事者にとっても先生にとっても、誰の利益にもなりません。
3/1 2:53 なるほどー！ 実は私も裁判所に問い合わせするとき、一体ど...
なるほどー！
実は私も裁判所に問い合わせするとき、一体どの情報を言えばいいのかは密かに悩みでした。
事件番号から言うと、肝心の要件にたどり着くまでがどうしても長くなって、逆にイラつかせるかなと。。。
なので私は事務所名と当事者の名前を言うようにしてましたが、それが正解なのかもわからず。
そういったシステムがあるとは知りませんでした。それは全国共通なんですかね？
それならこれからは安心して事件番号を申し上げます。
関連してお聞きしたいのですが、裁判所の窓口に行くときは要件を言うときどのように言うのが良いですか？
いつも「○○○事務所の者です。☆☆☆さんの件で(うちの依頼者名)、***の書類を取りに来ました」などと言ってますが、「○○○事務所・・・(書類をガサゴソしながら)・・・あ、△▲先生のところですね」と言われることが多い気がして、事務所名より弁護士名を言ったほうがいいのでしょうか？窓口のときも事件番号のほうがいいんでしょうか？
3/1 2:55 あ、ちなみにうちは弁護士一人の事務所で開業してまだ半年足...
あ、ちなみにうちは弁護士一人の事務所で開業してまだ半年足らずです。
なのでうちの事務所イコールその弁護士しかいないのですが、事務所名がそんなに知られてないのかもです。。
3/1 9:51 ◆ ななし2021/3/1 02:55(ID：fc03cabbe574) さま 私はトピ...
◆ ななし2021/3/1 02:55(ID：fc03cabbe574) さま
私はトピ主さまではないので恐縮ですが…
裁判所相手の場合、顧客対応と違って事務所名を名乗ることは（うちの事務所の場合だけかもしれませんが）少ないです。
裁判所へ電話する場合、
「弁護士◯◯◯◯（フルネーム）の事務所からです。お世話になっております。事件番号令和３年（△）〜〜号の件で、…」
裁判所へ出向いた場合、
「失礼します。弁護士◯◯◯◯（フルネーム）の事務所から、***（書類名）の受け取りのため参りました。当事者が原告☆☆さんと被告◆◆さんの件です。」
という感じで、弁護士名と用件を伝えるとスムーズに対応していただけるものと思います。
（もしかしたら、窓口でも「事件番号は…」と確認される書記官もいらっしゃるかもしれないので、事件番号もメモって出かけられたほうがよいと思います。）
3/1 13:32 匿名様 なるほど！大変参考になりました！私もそのように(...
匿名様
なるほど！大変参考になりました！私もそのように(弁護士名で)やってみます！
3/2 7:28 本物の書記官ですが
このトピ主は偽書記官でしょうが、書いていることの半分は当たっています。
特に、事務員さんの名前が重要でないという部分は当たっています。
社会人が電話の際に自分の名前を名乗るのは常識であり、ビジネスマナーなのでしょうが、我々の業界は少し特殊なのかも知れませんね。
書記官サイドとしては、事務員さんには「弁護士◯◯◯◯の事務の者です」とだけ、簡潔に名乗って頂きたいのです。
事務員さんの個人名を言われても、恐らく全国の書記官の大半は聞き流しており、メモも残していないと思います。
電話の取り次ぎの際もそうですね。
今度裁判所に来たら、カウンター内での書記官の会話をよく聞いてみて下さい。
「◯◯先生の事務の方からお電話です」というやり取りの声は聞こえても、事務員さんの名前はほとんど出てこないと思います。
書記官の手元のメモにも、事件記録の中にも、先生の名前は何十個も書かれているのに、事務員さんの名前は書かれていないということですね。
公務員はお役所仕事だとか、無駄な仕事が多いとか、今の社会の目は厳しいです。
だから、我々書記官としても、常に合理的な仕事をするように心がけています。
情報はできるだけ取捨選択すること、無駄な情報は削ぎ落とすということですね。
だから事務員さんには、「弁護士◯◯◯◯の事務の者です」とだけ、簡潔に名乗って頂きたいのです。
ちなみに、窓口に来る事務員さんぬ顔は覚えていても、書記官は誰も名前を知らないというのが、全国の裁判所の標準なのではないかと思います。
「◯◯先生のところの事務員さん」という覚え方をしているので、名前を知らないほうが仕事が効率的に回るということですね。
これが弁護士の先生なら、すぐ顔と名前が一致していないと仕事にならないので、書記官は自然に覚えようとします。
恐らく、日本の裁判所の書記官がこんな感じなのだろうな、と思います。
3/2 8:03 ばかばっかりですね
公務員が、公務上知り得た情報をネット上に公開するわけないですよね。
使っているシステムはおろか、入札業者や納入業者名でさえ厳禁ですよ。
それなのにこんな場末の掲示板に全庁で使用しているシステム名を書き込むわけないでしょう。
それに現職書記官でなくとも、元や家族友人知人から伝い聞いただけかもしれないのに。
以前も書記官を名乗る匿名者が年末に破産申し立てをするなとか低レベルの書き込みをしてましたよね。
まだ同じようなことをしている痴れ者がいるんですね。
でも非難覚悟で言わせてもらえれば。
こんなトピに引っかかる事務員のレベルが推して知れます。
3/2 8:15 ところで
公務員でないものが、公務員を騙るのは、軽犯罪法違反で刑事罰対象だということは、当然書記官ならご存知ですよね。
軽犯罪法違反は検挙・起訴され、勾留・罰金刑に処される可能性があることも、書記官なら当然ご存知ですよね。
3/3 10:03 はじめまして。 普段なら聞けない貴重な意見をありがとうご...
はじめまして。
普段なら聞けない貴重な意見をありがとうございます。
私は、基本的に
①事務所名
②担当の事務員名
③事件番号
④ご担当の書記官のお名前
この4つをお伝えするようにしています。
まず、事件番号を伝えずに事務所名や事務員名だけを伝え、書記官側に検索をさせる。というのは私も事務員側が間違っていると思います。
ですが、事件番号に加え担当の事務員名をお伝えすることに対し、「事務員の名前は要らない」と仰られるのであれば、大変失礼ですが社会人として書記官側が間違っていると思います。
電話が終わって、折り返し連絡をしなくてはならなくなった時に、電話口に出た事務員の名前が分からない。というのは、書記官様と同じように事務所側も困ります。
これは、お互いに言えることだと思うんです。
互いにスムーズにお話が出来るように、伝えるべきこと、聞くべきことを頭に置いてお仕事が出来ると良いですね。
失礼を言ってすみませんでした。