■来客対応について
弁護士３、事務員１の事務所です。（こういう事務所の方、他にもいらっしゃいますか？）
来客中、１時間くらいたったらお茶を入れ替えることになっていますが、最近は暑くなってきたので、
最初に冷茶をだし、１時間後にコーヒーをだすようにしています。
しかし、、、
コーヒーをおとしている間にお客様が帰られることが最近多くて、、、
もうすぐ帰るだろうと思ってコーヒーを落としていない時に限って、
ずっとお客様がいたり、、、
失敗ばかりです。。。
皆様の事務所では給茶業務はどのような感じでしていらっしゃいますか？
6/18 15:10 うちは最初にお茶を１回出して終わりです。さすがに夏は冷茶...
うちは最初にお茶を１回出して終わりです。さすがに夏は冷茶にしますが、基本的には長居しようが何しようが１回だけ。
でも、上には上がいて？同じ事務所内のパートナー弁のところは、お茶も出していません。弁護士に、出さなくていいと言われたそうです。
前の事務所では、たかさんと同じく１時間ごとに入れ替えていたので、最初に今の事務所に来たときは、そのアバウトぶりにびっくりしましたが、やる方としては気楽です。
6/18 15:29 以前勤めていた事務所では、まずお茶を出して、３０分経過し...
以前勤めていた事務所では、まずお茶を出して、３０分経過したらコーヒーをだすようにと指導されていました。
現在の事務所では、最初のお茶も出せたら出して、という感じです。
事務所によって違いはあると思いますが、私は、会議室の様子が伺えるなら、どのくらい飲み物に手をつけているか、また、会議が長引きそうなのかを見計らってお飲物を提供することにしています。
時々、クライアントさんが話に詰まってしまっているときにお飲物をお持ちして、ほっとしてくれたのを見たことがあったので、私は会議の邪魔にならない程度に、中の様子を勘ぐってお出ししています。
ちなみに差し替えの時間は４０分経過後くらいがちょうどいいのではないかと考えています。
6/18 16:13 最初にお茶をお出しします。 季節や気温、お客様の年齢によっ...
最初にお茶をお出しします。
季節や気温、お客様の年齢によって
暖かいお茶、冷たいウーロン茶にしています。
基本的に１度きりです。
でも、いつもいらっしゃるお客様や
長時間の打合せの場合
会議室の様子をダンボのような耳で（嘘）
頃合いを伺いながら追加のコーヒーや紅茶等をお出しします。
このダンボの耳がポイントかも・・・。
話が煮詰まったり、イライラした雰囲気が
１杯のお茶で変わる事があります。
また、尋問前の緊張している方には
ちょっぴり甘いレモンティなどお出しする場合もあります。
なお、小さいお子様をお連れの方の場合は、
お茶をこぼして書面を台無しにされないよう
お茶はお出ししません。
ま、喫茶店ではないのでー、
打合せのサポート的な役割と考えています。
6/18 16:20 弁護士３事務員１って大変そうですね。 私の事務所も基本的...
弁護士３事務員１って大変そうですね。
私の事務所も基本的に初めの１回だけです。
コーヒーは近くの喫茶店でとっているので、
弁護士にとるように言われた時ぐらいですかね。
お客様も「お茶おかわり頂戴～」っておっしゃる方もいますので、
長時間だったり、コップが空だっだりした場合は入れ替えるようにしています。
最初の１回は必ずで、後は臨機応変なので助かります。
タイミングって難しいですよね。
6/19 11:13 皆様、ありがとうございます。 参考にさせていただきます！ ...
皆様、ありがとうございます。
参考にさせていただきます！
様々な事務所があるものですね～。
他がよくみえてしまってしかたありません（笑
他事務所にうつろうかな・・・。
6/19 14:37 コーヒーを落としてくださるなんて、お客様にとってはすばら...
コーヒーを落としてくださるなんて、お客様にとってはすばらしい接客だと思いますよ！
ソーサーを洗うだけでもめんどくさそう（笑）
当事務所はコーヒーメーカーもありません。
冷たいお茶をペットボトルからグラスに注いだものをお出ししています。
わたしは、７０分経ったら入れるようにしていますが、だいたい失敗しません！
6/19 15:19 お茶の出し方一つでも 事務所によってさまざまなのですね。 ...
お茶の出し方一つでも
事務所によってさまざまなのですね。
勉強になります。
私のところでは
１時間ごとくらいに出します。
場合によっては遅めたり早めたりですけど。
先輩事務員によると、
お茶のタイミングで弁護士に時間を知らせることができるので
依頼者との会話を無駄に長引かせず、
事務員が勤務時間通りに帰れるように
という意味もあるみたいです。
コーヒーメーカーは私のところでもありません。
淹れるならばお歳暮・お中元で頂いた
お湯で溶かすだけのインスタントコーヒーになります。
さらに電子レンジもありません。
持参したお弁当が冷えて切ないです。
6/19 17:14 事務局さん１人は大変そうですね。 打合せにかかっている時間...
事務局さん１人は大変そうですね。
打合せにかかっている時間、気温などによっては、
２回目のお茶だしもしています。
本当に、事務所によってまちまちですね。
6/19 23:35 基本は最初の1回です。 夏は水出し麦茶、それ以外は熱いお茶...
基本は最初の1回です。
夏は水出し麦茶、それ以外は熱いお茶です。
弁がコーヒー好きなので、10時と3時のお客様の時は
ドリップコーヒーをお出ししてます。
ほかは決まってないですが、あまりに長そうな時は
1時間半位で2杯目のお茶を出しています。
しゃべりっぱなしで喉が渇くかなと思って。
気遣いが行き届くようになりたいです。
6/23 12:35 わたしのところでは、２回目の飲み物の提供に関して時間を目...
わたしのところでは、２回目の飲み物の提供に関して時間を目安にはしていません。
弁護士が依頼者となにをするかを全事務員が把握しているので
単なる清算や挨拶であれば手軽な麦茶で、あとは世間話当で長くなろうが放置。
陳述書作成や打合せ等でヒートアップしそう・もしくはし出したら飲み物の種類を変えて出したり。
時間というよりも、飲み物を欲する状況になるか否かで判断しています。
まったく読めないときは、たまに書類を取りに部屋から出てきた弁護士に聞いてみたりもします。
タイミングが悪いときもありますが、
それはそれで。
余分になったものはみんなで飲みます。
それを無駄だ、と注意はしません。
人員が多めなのでだれかかんか飲みます。
あきらかに「さようなら」という会話が交わされているならそれはちょっと・・・ですけど。
よくあるのが、「だそうかな？もう帰るかな？」と躊躇していて手をつけ始めたら帰り際・・・・とか。
なので、迷ったら即行動！
ってことでみんなでやっています。
6/25 22:50 あまり,こうするってマニュアル思考しないほうがいいんじゃな...
あまり,こうするってマニュアル思考しないほうがいいんじゃないんですか？
要はいらっしゃった方への気遣いなような？
１時間打ち合わせしていれば(双方読書してるわけではないので)
ノドも渇きますし・・・
出すタイミングが悪いと,うちの弁護士は「せっかくだから飲んで行かれますか？」ってフォローしてくれますヨ。
うちは都内の事務所ですが,リブラの事務職員の執筆頁でお茶出しのこと書いてありましたよね？
たかがお茶出しでも,ベテランはそこまで気を配ってるんだなぁと勉強になりました。
あと,今の時期１杯めに冷たい麦茶を出すと一気飲みされる方もいらっしゃるので,２杯めは早めに出したりします。