■事務所の経理管理・顧客管理について
はじめまして。
弁護士が個人事務所を開設し、はじめて雇われた事務職員です。
前職もとくに法律関係ではなく、はじめての職場に右往左往しております。
事務所の経理管理・顧客管理を任されるようですが、何もわからないまま自分で何をどうしていいかわからない状態です。
総務経験は多少ありますが、みなさんはどのように経理管理や顧客管理をされていますか？
（今は依頼者ごとに封筒に入って山積み状態です）
独自にエクセルなどで作成されているところが多いと思いますが、弁護士専用の会計ソフトや顧客管理ソフトがあることを知りましたが、いかがでしょうか。
導入したほうがよいでしょうか？
弁護士は好きなようにやってもらって構わないとおっしゃってくれますが、本当に何をどうしてよいかわからない状態です。
なんでも構いません。
皆さんの事務処理の仕方を教えていただけるとありがたいです。よろしくお願いいたします。
5/2 16:40 顧客管理はじめは少ないけれどだんだんと、何百人、何千人と...
顧客管理はじめは少ないけれどだんだんと、何百人、何千人となってくるでしょうね（先を考えてそれくらいの件数には対応できるもので）？
それを一発で検索出来て、
また住所や役職、電話番号とか絶えず最新に保つようになるのでその必要に耐えうるようにしなくては、
また年賀状や暑中見舞いとかも出す（でしょうから）ので、その時にデーターを抽出できるように工夫しておくとか、
エクセルでも少し上級だとデーターベース構築できます。
またファイルメーーカーとかアナログのカード形式をデーター化したものとかありますし、
他にそれぞれ色々同じようなのがこの分野は多くあると思います。
5/2 23:50 弁護士1名の事務所勤務です。 顧客管理ソフトの導入も検討し...
弁護士1名の事務所勤務です。
顧客管理ソフトの導入も検討したのですが、費用面で躊躇しましてデータベースソフトで地味に管理しています。
いずれ弁護士が複数になったら導入しようか・・・と思いつつ、今のところ増員予定も具体化していないのでそのままです。
とりあえず名前や電話番号などをまめに入力してどっからでも検索かけられるようにしておけばいいのかな～と思いそうしていますが、とりあえず不都合はありません。
5/7 7:10 お休みの中、早速の回答ありがとうございました。 地味にエ...
お休みの中、早速の回答ありがとうございました。
地味にエクセルでも対応できるんでしょうが、まだ何をデータとしていいのかがさっぱりわかりません。
今使っていらっしゃるソフトなど、具体的に教えていただけたらありがたいです。よろしくお願いします。
5/7 10:40 私もcheetoさんと同じような状況で，昨年７月より事務員とし...
私もcheetoさんと同じような状況で，昨年７月より事務員として働いています。
１年近く経ち，うちの事務所でもそろそろ顧客管理をしていかないとと思い始めたところです。
今弁との会話に出てくるのは，法律事務所用のソフトで『護』というものです。
まだうちの事務所では導入していませんが，１年間探して，他に適当なものも見付からなかったので，そろそろ試しに入れてみようかという話になっています。
ただ，多少費用がかかるみたいです･･･
一度お試しをさせてもらって，説明もしていただきました。
確かに便利だと思いましたが，費用が４０万円近くした気がきます（記憶が曖昧なので正確には覚えていませんが･･･）。
それで，躊躇して今に至ります。
5/7 11:37 弁1事務1事務所です。 受任事件は年間100件超くらいです。 ...
弁1事務1事務所です。
受任事件は年間100件超くらいです。
基本エクセルで管理しています。
全ての受任事件に年ごとの通し番号を振ってます。
あらゆる書類（契約書や、入出金状況、事件ファイル等）
にその番号を振ってます。
通し番号は、終了ファイルの整理にも、便利ですし、
電話番号などは、必要があれば、ファイルを見ています。
作成しているのは、
顧客向けの入出金状況表と
顧客一覧表（通し番号と名前のみの検索用）です。
住所録は登録の要否を弁に確認の上、
顧客も弁護士なども、全部一緒にしてあります。
法律相談等の単発ものは、
相談日と名前、内容、入金を一覧にしています。
別途会計ソフトは使用しています。
過去5年くらいこれで、なんとかなっています。
5/7 13:04 ちなみに事件の進行管理は、手書きです。 それぞれのファイル...
ちなみに事件の進行管理は、手書きです。
それぞれのファイルに進行表をつけています。
入金日や督促などの管理は、
手帳を使用して、入金日やTO DOを手書きしています。
5/8 22:26 みなさん、いろんなご意見ありがとうございました。 ソフト...
みなさん、いろんなご意見ありがとうございました。
ソフトの導入も考えてみましたが、やはり本当に使いこなせるかどうかもわからないのに、高いお金を出してくださいなんて言えません。。。
わかる範囲で（って本当に何もわかりませんが・・・）地道にエクセルで管理していこうかなと考えています。
通番で管理する方法いいですね。
進行表もあると、いいかも。
参考にさせていただき、がんばっていきたいと思います。
もう一つだけお願いします。
会計に関しても、エクセルで独自につけていらっしゃいますか？
市販のソフトを活用していらっしゃる方がお見えになりましたら、ソフト名など教えていただくことはできないでしょうか。
5/10 14:54 会計については、顧問税理士の先生にご指導頂いています。 ...
会計については、顧問税理士の先生にご指導頂いています。
最近、弥生を導入しましたが、
他の会計ソフトを使ったことがないので、
使いやすいかどうかは、良くわかりません。
エクセルでの管理も検討したのですが、
色んな帳簿（預金通帳、現金出納帳、小口現金出納帳、
顧客の入出金状況表など）を、それぞれに管理するのが難しく、
やはり会計ソフトを使用することにしました。
経理未経験なのでしたら、確定申告などもありますし、
経理関係は始めからある程度きちんとしておいた方が、
あとあと苦労も少ないので、税理士の先生に相談できないか、
弁護士に一度ご相談されてはいかがでしょう？
5/10 18:31 会計ソフトは弥生会計を使っています。 （「法律事務所のため...
会計ソフトは弥生会計を使っています。
（「法律事務所のためのパソコンマニュアル 弥生会計編」なんて本が一弁から出てるので，
法律事務所でこれを使ってるところは多いと推測してます）
顧客管理は，基本はエクセルです。
（本人に書いてもらった顧客カードをファイルにとじてるけど，紙媒体は，特に必要なときしか見ない）
顧客管理ソフトは，今のところ導入してません（気にはなってます…）。
法律事務所における顧客管理は，利益相反の有無を確認するという特有の重要なテーマがあるので，
依頼者名，相手方名あるいは関係者名は必須と思いますが，
あとは，事務所の必要に応じて項目を作ればエクセル等でもとりあえず足りると思います。
（電話番号とか，住所とか，受任内容とか）
最初はいいけど，数百件以上になってくると，名前だけでは思い出せなかったり，
同姓同名（字すら同じ）の人も出てきます。
依頼者のデータが紙媒体しかないようなら，内容は簡単でいいから，早めにデータベース化しておくほうがいいと思いますよ！
エクセルで作っても，後でアクセスだの住所録ファイルだのへインポートが可能だったりしますからね！
5/10 18:57 もうひとつエクセルで作成しているリストがありました。 事...
もうひとつエクセルで作成しているリストがありました。
事件番号がついた事件については、
全ての内容をエクセルにしていました。
書類送付状をワードで作成し、
差し込み印刷の機能を使って、
リストから当事者名その他の情報を自動入力されるので、
2回目以降は、送付書類の内容を手入力するだけで済みます。
間違いもなくなりますし、時間短縮には必須です。
私は、そこまで考えが及んでいませんでしたが、
利害相反の関係上も、当事者すべてがわかるリストは、
必要かもしれませんね。
18：31の匿名さん、ご指摘ありがとうございます。
5/11 12:47 5月10日 18:31 の匿名の者です。 すみません，前回ちょっと間...
5月10日 18:31 の匿名の者です。
すみません，前回ちょっと間違えました。
使ってる会計ソフトは「弥生会計」ではなく，「やよいの青色申告」でした。
「やよいの青色申告」は，弥生会計よりも小規模な事業所向けだそうで，
（当事務所は弁１，事務２で，今のところ消費税も簡易課税）
値段はたぶん12,600円です。
（サポート契約もするかどうか等で多少違いあり）
単に決算・集計のためならいったん購入すればずっと使ってても特に支障はないと思いますが，
税の申告書をソフトで作成したければ，税制改正等が毎年のようにあるため，
事実上毎年新バージョンを購入する必要があります。
でも，この値段なら，法律書を2，3冊買うか，法律相談を1回余計にしたと思えば全然OKですよね！
他のソフトを使ったことがないのでよくわかりませんが，私はこのソフトに十分満足してます。
まだ使いこなせてないかもしれませんが…
11:37の匿名さま
意外と，利益相反ってあるんですよね！都会ではそうでもないかもしれませんが…
離婚や相続系はもちろんとして，
例えば家賃を滞納されている，という大家の相談を受けてアドバイスした後で，
後日，裁判所から何か書類が来たがどうすればよいか，などという相談者が来て，
よくよく聞いていると，前に受けた相談の相手方の人だった，とか。
トラブルとは相手あってのことだなあと思います。
時間的に近接したものだとわかりやすいのですが，時間が経過していると，
気がつかないことがあるので，リストは重要だと思います。お互いがんばりましょう！
5/16 16:25 みなさん、お返事大変遅くなりました。 まだ事務所の電話に...
みなさん、お返事大変遅くなりました。
まだ事務所の電話に短縮ダイヤルも入れてないし・・・。
素人目にみてもやることたくさんあるんですけど、先生の事件もたくさんあって、それはおいおいって言われて、若干パニック状態で一週間過ぎてしまいました。
本当に私にできるのか悩むところですが、みなさんに少しでも近づけるように、まずは私にできることから少しづつやっていきたいと思っています。
早めに顧客情報を自分で把握できるようにエクセルで自分なりに作って、会計ソフトも弥生を購入して、使い方から勉強してみます。
みなさん、ありがとうございました。
また、よろしくお願いいたします。
5/31 1:01 顧客管理に「サイボウズ」を使っています。 顧客数も膨大にな...
顧客管理に「サイボウズ」を使っています。
顧客数も膨大になると、過去の対応もすぐ把握できませんし
経理処理の機能はありませんが、かなり使えます。
顧客データ、電話、弁護士への報告依頼等を記録として残せ、
その日受けた内容等を複数人が同時に確認でき
顧客を絞って過去の対応歴を確認できます。
ただ、相手方等相反する内容の検索には少々不向きなので
そこの部分と、期日確認用に「護」を入れています。
今後は、経理部門にも使用する予定のようです。
どちらもお金かかりますけど
弁も事務も複数になると、これくらいないと対応できないかなと
思います。。