■書類の保管について
初めて、ご質問致します。
最近、弁護士より古い書類の整理を頼まれました。
弊事務所はそんなに収納スペースがあるわけではないので、
どうすればよいか悩んでおります。
皆様の事務所では古い依頼者様のファイル等はどのように保管していらっしゃいますか。
アイディアを頂ければ幸いです。
2/14 17:38 昔はクロークのような観音開きの戸棚、一杯に入れてました。 ...
昔はクロークのような観音開きの戸棚、一杯に入れてました。
そこが満杯になって、近くのビルの地下にあった倉庫をお借りして保管を長らくしてました。
直近の記録はクローク、終了分は倉庫のような利用でした。
今はそれもいよいよ一杯で、倉庫業者を利用しています。
ファックスで依頼して２日もあると持ってきてくれるので、旨く回っています。
また相当古い（保管の必要からも解放されたような）分は、とっておきに大事なもの（書面は「決定、判決等は別保管は、してます。」）は抜き出して、溶解処分の業者に回しています（許可があれば、回して良いことに所内では、なっていても、先生あまりそれを決断されないです）。
民法の短期消滅時効で弁護士の事件の預かりの書類は事件終了して、「事件が終了した時から、三年を経過したときは、その職務に関して受け取った書類について、その責任を免れる。」と書いてはあっても、預かりものはなかな捨てれませんね。
かくして、段ボールの間でパソコンを打つような勤務環境です。
2/14 17:47 事務所が狭いと悩みます
事務所のスペースに余裕があれば悩むことはないのですが、狭い事務所ですと頭を悩ませることになりますよね。
私が経験したのは、記録を段ポールに詰めるか、ヒモで括っておき、いくつかまとめて先生の家または実家に宅配で送る。若しくは先生に車で運んでいただく。
記録で身動きがとれなくなれば、先生も考えてくださると思います。
また、倉庫を借りて保管している事務所もあります。
いくつかの方法を先生に提案してみるのもよろしいかと思います。
2/15 21:40 まず、保管が必要な書類かどうかの判断が必要ではないでしょ...
まず、保管が必要な書類かどうかの判断が必要ではないでしょうか。保管が必要とすれば、次はどの程度の頻度で使うか、スペースがどれだけあるかがポイントです。
必要な書類だがめったに使わないという書類なら、事務所外の倉庫等に保管することになるでしょうし、もう廃棄してもよい書類と判断すれば、抜き出してシュレッダーなり溶解処理なりすることになるでしょう。
また、データとして内容だけ保管すればよく、書類自体は廃棄してよい、あるいは所外の倉庫保管でよいということもあると思います。その場合はせっせとデータ化作業が必要ですね。
あと、捨てるにせよ、所外の倉庫等に保管するにせよ、その目録を作っておくことが必要と思います。
2/19 10:08 皆様，ありがとうございます。
色々なご意見ありがとうございます。
どれも参考になるものばかりでした。
匿子様の意見のいくつか先生に提案してみては？とのことでしたので，レポート？のようなものを作り，先生に提案してみました。。。
先生としては，データ化→溶解処理等は考えていないようです。
やはり，コストなども考えて倉庫などではなく，事務所のどこかに保管がよいとの考えのようでした。
これからは，どこに置くのか等を考えようと思います。
お忙しい中，皆様ありがとうございます。
2/21 16:56 ウチは弁護士会と相談して スキャナーにかけてPDFファイルで...
ウチは弁護士会と相談して スキャナーにかけてPDFファイルで保存してます
保存して３ねん経ったらシュレッダー