■送付状つきのFAXについて
まだまだ事務員になって日が浅くわからないことが多いので、よくわからない質問で本当に申し訳ありません。
送付状つき(受領書も下の方に記載されています)の正本書類(3枚)を、判子を押してから、FAXで裁判所、そして相手方の弁へ送るよう指示を受けました。
また、弁には「事務所用に写しを一部とって、穴を開けてファイルにとじておいてくれ。受領書も送られてきたらとじてといてくれ」と指示を受けました。
このファイルにとじるべき「写し一部」というのは、裁判所と相手方の弁にFAXで送った両方の送付状の正本2枚と、正本の書類3枚の「写し」一部ということでいいのですよね。
また、ファイルにとじるべき受領書というのは、判子を押された状態で送り返されてくる、裁判所と相手方の弁護士からの受領書、計2枚のことでよいのでしょうか。
つまり、手元に残るのは、送り状2枚、受領書2枚、書類3枚×2(正本、写し)ですよね。
そしてファイルにまとめるのは、送り状2枚、受領書2枚、書類3枚(写し)でいいのでしょうか？
相残った正本書類は、皆さんどうしていますか？これもとじるのでしょうか。
よくわからない質問で申し訳ありません。
誰か、一から丁寧に教えてくださる方はいらっしゃいますでしょうか。
5/13 20:24 先生に聞く時間もない場合には、私だったら、とりあえず、全...
先生に聞く時間もない場合には、私だったら、とりあえず、全部閉じておき残しておきます、後で、時間のあるときに整理して、その時に確認したら良いと思います。案件終わった時に、もう一度記録整理する機会もあります。書類の中には、何かあった時の用心のための性質のものもあります。何もなかった時は、あるいは結論が出てしまった後には、用がすんでるようなものもあります。そのためのものは後でいらない場合もあります。案件の全部の書類と、案件が終了した後の記録としてとどめおく必要のあるものは違いがあるので、とにかく、今は、引っかかるものは、全部閉じておくと良いと思います。
5/15 13:18 送付状（書面直送書）の受領書は、相手方から送信者と裁判所...
送付状（書面直送書）の受領書は、相手方から送信者と裁判所宛てに返信されるものだと思います。私の経験上、裁判所から受領書の返信があったことは一度もありません。
まてりあるさんがどんな書類を送ったのか分からないので、例えば、準備書面を直送したと仮定して、幣事務所での取り扱いは
・FAXで直送する場合
裁判所と相手方へ、送付状（宛名を併記したもの）をFAXにて同報送信する（送付状は1枚で済む）。
結果、記録へ綴じる書類は、
1. FAX送信した準備書面（この場合正本とは言わないと思います） 1通
2. 送付状 1枚
3. 相手方からの受領書 1枚
・郵送で直送する場合
裁判所へ正本、相手方へ副本を、それぞれ送付状を付けて郵送する。（裁判所宛ての送付状へ、「相手方には別途直送した」旨を記載すると親切かと思います。）
記録へ綴じる書類は、
1. 裁判所へ郵送した準備書面正本の写し 1通
2. 送付状 2枚
3. 相手方からの受領書 1枚
以上のとおりです。
郵送するのであれば写しは必要ですが、FAXする場合手元に書面が残るのであえて写しをとって綴じる必要はないかと思います。弁の意図が分からなければ、直接確認されたほうがよいでしょう。
また、基本的なことですが正本、副本、原本、写しなどの言葉の意味を改めてお調べになったほうが、今後の事務作業を円滑に行えるようになるかと思います。
5/15 13:34 上記の◆ 匿名2019/5/15 13:18(ID：3768a4f51f1e)へ追記です。...
上記の◆ 匿名2019/5/15 13:18(ID：3768a4f51f1e)へ追記です。
弁から「事務所用に写しを〜」という指示があったということですから、もしかしたら裁判所へ提出した書面の原本を依頼者へお渡しする運用なのかもしれませんね。
繰り返しになってしまいますが、提出した書面の原本をどのように扱うか、改めて弁へ確認されたほうがよいかと思います。
5/18 8:05 私が先輩から教わったのも匿名様ID：3768a4f51f1eと同じです...
私が先輩から教わったのも匿名様ID：3768a4f51f1eと同じです。
直送（ここではFAXと言う意味で）なのか郵送なのか、それで違って来ます。