■事務所内 電話メモ＆スケジュール管理ソフト
いつも参考にさせて頂いています。
早速ですが、皆様の事務所では、弁護士不在時（在席時でも電話中だったりした場合）に架かってきた電話について、伝言するためのシステムを導入されていますか？
弊事務所では、「サイボウズoffice8」というものを使っていまして、そちらに入力すれば、事務所内のパソコンで誰でも最新の情報を見られることができます。
ちなみに、サイボウズで複数名いる弁護士それぞれのスケジュール管理もすしています。
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しかし、電話メモを事務局で入力しても、サイボウズを更新しないと最新の情報が見られないため、事務所にいるものの他の電話中だったりした場合に、折り返しで承って入力したものに気がつくのが難しいというクレームが弁護士からあがっています。
事務局としては、こまめに更新して頂くしかないと思っているのですが、弁護士の中には「席にいる時に電話メモを入力したら、それをプリントアウトして持って来て欲しい」という方もいて…でもそれではシステムを入れた意味がないと思うのです。
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そこで、皆様の事務所では、電話メモをどのように弁護士に伝えているのか、またサイボウズ以外のシステムをお使いの方がいらっしゃいましたら、上記不都合について解消できているかについてお伺いしたくトピをたてました。
できれば、そのシステムでスケジュール管理も一緒にできるかも教えて頂ければ幸いです。
宜しくお願いします！
11/30 14:16 すみません、自分で読んで少しわかりにくいと思ったので追記...
すみません、自分で読んで少しわかりにくいと思ったので追記させて下さい。
サイボウズでそれぞれの弁護士宛に「●●さんからお電話がありました」等入力しても、サイボウズを開いて更新しない限り、その電話メモが表示されないのです。
なので、更新などせずとも、例えばメールを受信した時のように「新しい入力がありました」というようなお知らせ機能があれば一番いいのですが…
もしそのような機能があるシステムをお使いの方がいらっしゃったらと教えて頂ければと思っています。
引き続き宜しくお願いします！
11/30 15:00 当事務所でもサイボウズを使用しています。 デフォルトの...
当事務所でもサイボウズを使用しています。
デフォルトの表示のままでしたら、上部にあるメニューに「Cybozu Tools!」というものがあると思います。
そこから、「サイボウズ Office リマインダー」がダウンロードできるはずです。
リマインダーは現在使っていないのでちょっと怪しいのですが、確か一定期間毎に更新情報（電話メモも含めて）をポップアップで知らせてくれるツールでした。
私もよく電話メモ見逃してしまうんですよね…。
お役に立てれば幸いです。
11/30 18:32 ありがとうございました！！！
430350fb0469 様
大変有益な情報をありがとうございました！
この機能こそ、正に知りたかったものでした。
まさかオプションメニューだったとは…
だったらバージョンアップした際に入れてくれればいいのに！のにと思ってしまいました。。。
とにかく本当に助かりました。
掲示板バンザイです！
本当にありがとうございました。
12/3 18:13 うちの事務所の方式を説明します。 これはデジタルよりアナ...
うちの事務所の方式を説明します。
これはデジタルよりアナログのほうがいいのではないかと思います。
具体的には，サイボウズなどに書き入れた後，聞き取った内容を大きめの付箋にメモをして，弁の机に貼るのです。
電話中ならば横からコソッと，出かけている最中ならば机の目立つ部分に貼ります。
そうすれば，こちらの伝言は嫌でも目につきます。
またこちらとしても，弁に伝言を投げられるので，次の仕事に移れます。
弁はその付箋の要件が済めば捨てられますし，もし追加でお願いがあれば付箋の下にメモをして，再度こちらに返してくることもあります。
かなり効果的なんで一度試してみてください。
12/4 12:07 お願いします。 使っています。 内も同じようなものはあり...
お願いします。
使っています。 内も同じようなものはあります（市販でなく、昔に、組んでもらったものです。ので、若干、個性的ですが）。が、同様に、先生が、あまり（開いてくれること）更新してくれることは、誰も、あまり、期待にしていません。アリバイ程度には対、債権者とかに「先生に連絡していただいてますかね？」「言っていただいてますかね？」には、本当でもないが、嘘でもないように「メモは、まわしましたが、見れていますでしょうか？」と言った程度にしています。（双方出口が無いような場合には、このような利用は意外に、便利と思います）
本当に連絡する必要が大の場合は、３つくらい複合でします。紙（ハード）のメモ、メール、この画面のソフトのメモのプリントアウトの紙、等を駆使しますよ。
それでもだめなら「声掛け」対策的には、どちらも、そんなもの、ということでしょうか？
スケジュール管理もできるはずです。が、好みで、やっぱり「手帳」の先生はやっぱり「手帳」なので、新人の先生くらいから、それでお願いして、結局、並列で事務量が増えるみたいなことになっていまして、それで、５年後、１０年後の長期プランで進めるようなことになっています。したがって、解消にはなってないです。